Menguasai Surat Resmi

BAB II
LANDASAN TEORITIS, KERANGKA BERPIKIR
DAN PENGAJUAN HIPOTESIS

A. Deskripsi Teoritis
1. Hakikat Menguasai Menulis Surat Resmi
Menguasai menulis surat resmi merupakan salah satu bagian keterampilan berbahasa yang sangat penting dikuasai. Dengan menulis dapat mengungkapkan ide, gagasan, perasaan, dan pengalaman yang didengar ataupun yang dialami dalam kalimat yang padu dam ilmiah.
Seperti yang dikatakan O.Setiawan Djuharie dkk, mengemukakan bahwa: “Menulis surat resmi merupakan surat yang dibuat oleh suatu instansi, organisasi atau lembaga perusahaan tertentu yang ditujukan kepada seseorang atau lembaga lainnya, serta keberadaan instansi, lembaga, organisasi, dan perusahaan tersebut disahkan secara hukum.”
Sanggup Barus dan Bujur Surbakti mengemukakan bahwa: “Menulis surat resmi merupakans surat yang isinya meliputi masalah dinas yang menyangkut administrasi pemerintahan”.
Soedjito dan Solchan T.W. Mengatakan bahwa: “Menulis surat resmi merupakan surat yang berisi masalah kedinasan atau administrasi pemerintahan”.
Sedangkan menurut pendapat Afra Tien Sotyaningrum bahwa: “Menulis surat resmi dibuat di atas kertas berkop surat yang pencantuman surat mengartikan bahwa surat tersebut resmi mewakili orgainsasi dalam berkomunikasi dengan pihak lain”.
Berdasarkan pendapat di atas, maka dapat disimpulkan bahwa menulis surat resmi merupakan sejenis karangan yang dipaparkan ke dalam bahasa tulis sebab pengiriman surat mengemukakan maksud dan tujuan suatu instansi, organisasi atau lembaga persatuan tertentu yang ditujukan kepada seseorang.
1) Fungsi Surat
Fungsi surat adalah sebagai alat komunikasi dalam kegiatan berbahasa tulis baik langsung maupun tidak langsung. Sejalan dengan itu, Soejdito dan Solchan Tw berpendapat bahwa: “fugngsi surat adalah suatu alat atau sarana komunikasi tulis yang paling efisien, efektif, ekonomis, dan praktis”.
Kemudian Afra Tien menambahkan bahwa: “fungsi surat adalah alat komunikasi tertulis yang dijadikan sebagai alat bukti dalam suatu instansi,”
Menurut o.Setiawan Djuharie bahwa: “fungsi surat adalah sarana komunikasi tertulis berupa pengumuman, pemberitahuan, dan keterangan”.
Dengan surat orang bisa bekerjasama antara sesamanya dan bisa saling menolong dalam memenuhi kebutuhan hidupnya. Selain fungsinya secara umum, surat mempunyai fungsi secara khusus, yaitu:
a. Sebagai alat komunikasi
Sebagai alat komunikasi merupakan surat yang dikirim oleh pihak pertama kepada pihak kedua adakalanya perlu dibahas. Hal ini sejalan dengan Afra Tien Sotyaningrum yang mengatakan bahwa: “Surat sebagai alat komunikasi berfungsi untuk menyampaikan informasi dari pihak satu ke pihak yang lain atas nama pribadi maupun organisasi”. Sedangkan O. Setiawan dkk berpendapat bahwa: “Surat sebagai alat komunikasi berfungsi menyampaikan informasi berupa pemberitahuan, pernyataan, penawaran, laporan usulan, dan sejenisnya.”
b. Sebagai alat tertulis
Sebagai alat bukti tertulis adalah untuk menyampaikan maksud atau keinginan kepada pembaca. Senda dengan itu, Afra Tien Sotyaningrum mengatakan bahwa: “sebagai alat bukti tertulis digunakan sebagai bukti apabila terjadi peselisihan amtara organisasi-organisasi atau pejabat-pejabat yang mengadakan hubungan surat menyurat.”
Sedangkan O. Setiawan dkk mengatakan bahwa: “sebagai alat bukti tertulis berfungsi sebagai bukti dari sesuatu urusan sehingga jika terjadi kekeliruan atau kesalahpahaman surat merupakan bukti tertulis”.
c. Sebagai alat historis
Sebagai alat bukti historis digunakan untuk mengetahui atau menyelidiki kegiatan seseorang atau organisasi pada masa silam. Hal ini menurut pendapat Afra Tien Sotyaningrum mengatakan bahwa: “sebagai alat bukti hitoris karena surat dapat untuk mengetahui sejarah atau perkembangan suatu organisasi”.
Sedangkan O. Setiawan dkk mengatakan bahwa: “sebagai alat historis adalah sebagai wujud kegiaan berbahasa tertulis sehingga dapat diabadikan contoh surat-surat pada arsip lama yang dapat digunakan sebagai bahan penelitian atau pengkajian guna mengetahui kegiatan atau keadaan suatu instansi atau sesuatu Hl pada masa yang lampau”.
d. Sebagai pedoman pelaksanaan kerja
Sebagai pedomana pelakasanaan kerja bertujuan agar semua kegiatan, baik didalam maupun diluar instansi dapat terlaksana dengan lancer dan baik. Menurut pendapat Afra Tien Sotyaningrum bahwa: “sebagai pedoman pelaksanaan kerja digunakan sebagai pedoman melaksanakan pekerjaan.”
Sedangkan O.Setiawan dkk mengatakan bahwa: “sebagai pedoman pelakasanaan kerja berfungsi sebagai wujud tertulis berupa ketentuan atau pedoman bagi pelaksanaan sesuatu. Misalnya surat keputusan, instansi, dan surat edaran”.
e. Sebagai alat pengingat
Sebagai alat pengingat dugunakan sebagai alat pengingat hal-hal yang telah telupakan atau yang telah lama. Menurut Afra Tien Sotyaningrum bahwa: “sebagai alat pengingat bergunan untuk mengetahui hal-hal atau peristiwa yang telah lampau misalnya surat-surat yang telah diarsipkan dan sewaktu-waktu dapat dibuka lagi untuk mempermudah penyeleseian suatu masalah atau pekerjaan”. Sedangkan menurut o. Setiwan dkk mengatakan bahwa: “sebagai alat pengingat digunakan sebagai pengingat apabila terdapat kekhilafan terhadap pesan surat”.
f. Sebagai duta atau wakil organisasi
Sebagai duta atau wakil organisasi berfungsi sebagai duta atau wakilnya organisasi untuk menyampaikan maksud atau keinginan kepada pembaca. Menurut Afra Tien Sotyaningrum bahwa: “sebagai duta atau wakil organisasi berfungsi mencerminkan keadaan, mentalitas jiwa dan kondisi intern organisasi”.
Sedangkan menurut Sodjito dan Solchan T.W mengatakan bahwa: “sebagai duta atau wakil organisasi berfungsi mencerminkan corak, keadaan, mentalitas jiwa dan nilai pejabat/jawatan/kantor yang bersangkutan”.
2) Jenis Surat
Berdasarkan isi dan asal usulnya atau penerimanya, surat dapat dibedakan menjadi tiga macam, yaitu surat dinas atau surat resmi, surat niagadan surat pribadi.
a. Sura dinas (surat resmi) adalah surat yang dikeluarkan oleh suatu lembaga yang ditujukan kepada lembaga ataupun perorangan. Menurut Afra Tien Sotyaningrum bahwa: “Surat dinas merupakan surat yang berkaitan dengan kegiatan organisasi yang bersifat umum”. Sedangkan menurut Soedjito dan Solchan T.W. mengatakan bahwa: “Surat dinas/surat resmi adalah surat yang berisi masalah kedinasan atau administrasi pemerintahan yang dibuat oleh instansi pemerintahan dan dapat dikirimkan kepada semua pihak yang memiliki hubungan dengan instansi tersebut”. Kemudian O. Setiwan, dkk menambahkan bahwa: “Surat dinas adalah surat yang berisikan masalah kepemerintahan atau kedinasann dari suatu lembaga atau organisasi”.
Contoh Surat Dinas (Surat Resmi)
DEPARTEMEN PENDIDIKAN DAN KEBUDAYAAN
PUSAT PEMBINAAN DAN PENGEMBANGAN BAHASA
Jalan Diponegoro No. 82 Kode Pos. 2625 Jakarta Pusat Telepon 814559-82554
No: 885/BB4/05
Lamp: – Jakarta, 8 Maret 2005
Hal: Calon Peserta SESPA
Yth. Sdr. Sekretaris Direktorat
Jenderal Kebudayaan Departemen
Pendidikan dan Kebudayaan
Jalan Cilacap No.2
Jakarta

Denga Hormat
Kami beritahukan kepada saudara bahwa berkenaan dengan surat saudara tanggal 1 Maret 2005 No. 308/A. 1/05 kami sangat menyesal karena kami tidak mempunyai calon peserta SESPA Departemen Pendidikan dan Kebudayaan angkatan II.
Atas perhatian saudara, kami ucapkan terimakasih.

Salam takzim kami,
Kepala
u.b.
Kepala Bagian Tata Usaha

Maman Sumantri
b. Surat niaga adalah surat yang ditulis untuk kepentingan-kepentingan bisnis ataupun urasan perdagangan. Menurut O. Setiawan dkk bahwa: “Surat niaga/surat bisnis adalah surat yang ditulis oleh suatu perusahaan perniagaan dengan pesan berniaga”. Kemudian menurut Afra Tien Sotyaningrum bahwa: “Surat bisnis adalah surat yang isinya berkaitan dengan kegiatan-kegiatan bisnis”.
c. Surat pribadi merupakan surat yang ditulis atas nama pribadi seseorang serta berisikan masalah pribadi penulis baik yang ditujukan kepada teman, keluarga maupun instansi tertentu. Soedjito dan Solchan T.W. mengatakan bahwa: “Surat pribadi adalah surat yang berisikan masalah pribadi yang ditujukan kepada keluarga, teman, atau kenalan yang bersifat akrab dan santai”. Kemudian menurut O. Setiawan dkk bahwa: “Surat pribadi adalah surat yang ditulis atas nama pribadi seseorang serta berisikan masalah pribadi penulis baik yang ditujukan kepada teman, keluarga maupun instansi tertentu”. Sedangkan Afra Tien Sotyaningrum mengatakan bahwa: “Surat pribadi ialah surat yang dibuat oleh baik orgainsasi maupun pribadi yang ditujukan kepada organisasi berdasarkan kaidah-kaidah yang benar”.
3) Bentuk Surat
Setiap surat terdiri dari beberapa macam bentuk surat. Tiap bentuk surat itu mempunyai peranan tertentu yang perlu diperhatikan oleh si pembuat surat. Untuk mengetahui masing-masing bentuk surat tersebut, berikut contoh bentuk-bentuk surat:
a. Bentuk Lurus Penuh (full block style)
b. Bentuk Lurus (block style)
c. Bentuk Setengah (semi block style)
d. Bentuk Lekuk (indented style)
e. Bentuk Resmi Indonesia.
4) Bagian-Bagian Surat

Bagian-bagian yang perlu diperhatikan dalam surat resmi adalah sebagai berikut:
a. Kepala Surat
Kepala surat adalah bagian surat paling atas dan berfungsi untuk memudahkan penerima surat untuk mengetahui nama dan alamat kantor instansi atau organisasi yang mengirim surat.
b. Tanggal Surat
Tanggal surat adalah sebagai petunjuk yang memudahkan pengarsipan surat.
c. Nomor Surat
Nomor surat adalah nomor urut surat yang telah dikeluarkan instansi atau organisasi tersebut.
d. Lampiran
Lampiran adalah bagian surat yang berguna untuk menunjukkan adanya sesuatu yang disertakan bersama surat
e. Hal atau Perihal
Hal atau perihal adalah bagian surat yang menurut masalah pokok yang dibicarakan dalam sebuah surat.
f. Alamat Surat
Alamat surat merupakan bagian surat yang memuat keterangan mengenai nama dan tempat tinggal atau tempat bekerja penerima surat.
g. Salam Pembuka
Salam pembuka ialah bagian surat yang memuat keterangan yang kita temukan atau semua orang yang harus kita hadapi untuk menyampaikan pikiran, hasrat, dan keinginan kita.
h. Tubuh Surat
Tubuh surat adalah bagian surat yang berisi semua pikiran penulis yang hendak disampaikan kepada penerima surat.
i. Salam Penutup
Salam penutup ialah salam yang disampaikan sesudah suatu masalah selesai ditulis.
j. Tanda Tangan
Tanda tangan ialah penanggung jawab surat dalam suatu instansi pemerintah dan organisasi lainnya.
k. Nama Jabatan
Nama jabatan ialah nama penulis atau nama penanggung jawab surat yang akan manandatangani surat.

l. Tembusan
Tembusan ialah bagian surat yang akan dipakai untuk menunjukkan adanya pihak atau orang lain yang menerima surat itu selain orang sebagai sasaran utama surat iut.
m. Inisial
Inisial adalah kode atau singkatan yang merupakan huruf pertama dari nama pembuat konsep surat (konseptor) dan pengetik surat sebagai tanda pengenal dalam penyeleseikan sebuah surat.
5) Bahasa Surat
Bahasa surat ditandai oleh ciri-cirinya yang jelas, lugas, umum, dan sopan.Ciri-ciri itu bersifat saling melengkapi. Berikut ciri-ciri bahasa surat akan dibahas secara singkat.
1. Jelas
Yang dimaksud dengan jelas adalah agar informasi yang disampaikan dapat dipahami dengan tepat, bahasa yang dipakai harus jelas.
Contoh: Surat ini sudah dikirim oleh Rektor pada tanggal 5 Juni 2009
2. Lugas
Yang dimaksud dengan lugas adalah polos, sederhana, bersahaja, langsung pada pokok atau penting.
Contoh: Menurut catatan dalam pemnukuan kami, ternyata bahwa saudara belum melunasi faktur kami No. 7005578 tertanggal 5 Mei 2004 sebesar Rp. 500.000 (Lima Ratus Ribu Rupiah) yang seharusnya sudah saudara seleseikan pembayarannya tanggal 1 dalam bulan ini.
3. Umum
Kata umum berarti untuk orang banyak atau untuk siapa saja.
Contoh: Dengan ini kami beritahukan kepada saudara bahwa PPL mahasiswa S1 dilaksanakan dari tanggal 6 Februari s.d. 17 Juni 2009.
4. Sopan
Yang dimaksud dengan sopan adalah hormat dengan takzim atau tertib menurut adat yang baik.
Contoh: Besar harapan kami bahwa bapak akan mempertimbangkan lamaran ini dengan sebaik-baiknya.
5. Menarik
Pengertian menarik adalah dapat membangkitkan perhatian, tidak membosankan, dan dapt mengesankan pada angan-angan pembaca.
Contoh: Kami mengharapkan bantuan saudara untuk mengirimkan tanda terima yang telampir ini, sesudah buku-buku saudara diterima. Data tersebut sangat kami perlukan sebagai alat control apakah buku itu sudah diterima oleh yang berhak.
Berdasarkan pendapat-pendapat di atas, dapat disimpulkan bahwa menulis surat resmi adalah menuangkan buah pikiran ke dalam bahasa tulis baik melalui lambang, simbol, kata-kata, kalimat ataupun sejenis karangan yang dipaparkan, dituangkan dalam bahasa tulis.

About ruslibintang

mahasiswa STKIP "Tapanuli Selatan" Padangsidimpuan, Program Studi Pendidikan Bahasa Inggris, Angkatan 2008
This entry was posted in Uncategorized. Bookmark the permalink.

Leave a Reply

Fill in your details below or click an icon to log in:

WordPress.com Logo

You are commenting using your WordPress.com account. Log Out / Change )

Twitter picture

You are commenting using your Twitter account. Log Out / Change )

Facebook photo

You are commenting using your Facebook account. Log Out / Change )

Google+ photo

You are commenting using your Google+ account. Log Out / Change )

Connecting to %s